Als bedrijf is het zo dat je in de praktijk geconfronteerd wordt met heel wat administratieve verplichtingen waaraan je dient te voldoen. Eén van deze zaken is het voeren van een optimale debiteuren administratie. Voor wat het voeren van een dergelijke administratie betreft kan je eigenlijk een keuze maken tussen twee verschillende opties. In eerste instantie is het mogelijk om dit bijvoorbeeld helemaal zelf te doen. Daarnaast is het eveneens een optie om hiervoor een gespecialiseerd kantoor in te schakelen. Geef jij eerder de voorkeur aan deze laatste optie? Dan zijn er verschillende voor- en nadelen waar je beslist rekening mee zal willen en moeten houden.
Hoe moet je zo’n debiteuren administratie opzetten?
Het opzetten van een debiteuren administratie hoeft in principe niet zo heel veel voeten in de aarde te hebben, integendeel. Dit gezegd hebbende is het vooral belangrijk dat je zorgt voor een correcte en volledige basis waar je vervolgens op verder kan bouwen. Het opzetten van zo’n administratie bestaat in principe uit twee verschillende onderdelen, namelijk:
- Je dient uiteraard al je klanten toevoegen aan je bestand;
- Je moet (minstens) alle facturen invoeren in het systeem;
Het doel van een debiteuren administratie is zoals de naam al aangeeft in het bijzonder om ervoor te zorgen dat je te allen tijde een goed beeld hebt van je klantenbestand en vooral van de omzet en winst per klant die er deel van uitmaakt. Enkel en alleen op die manier kan je er namelijk voor zorgen dat je altijd boven op de kwestie blijft zitten. Op deze manier kan bovendien ook voorkomen worden dat je in de problemen komt met je cashflow.
Opzetten is slechts het begin, je moet ze ook onderhouden
Het opzetten van een debiteuren administratie is eigenlijk nog maar het begin. In de praktijk is het dan ook van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat je administratie altijd op een correcte manier wordt opgevolgd. Wat betekent dit nu precies? Dit betekent concreet dat je bij voorkeur op een vast moment een bepaalde update doorvoert aan je bestand. Nog beter is het om ervoor te kiezen om telkens elke nieuwe factuur automatisch aan deze administratie toe te voegen. Op deze manier is jouw debiteuren administratie altijd actueel en zal je er de meest meerwaarde uit kunnen halen.
Niet zelf doen? Ook dat is een mogelijkheid!
Wat het voeren van je debiteuren administratie betreft zijn er twee keuzes die je kan maken als bedrijf. Om te beginnen spreekt het voor zich dat je ervoor kan kiezen om deze administratie zelf te gaan voeren. Dit is echter niet de enige mogelijkheid. Daarnaast is het bijvoorbeeld eveneens zo dat je de keuze kan maken om deze te gaan uitbesteden aan een derde partij. In het laatste geval moet je er wel oké mee zijn om je volledige administratie te delen met een derde partij. Dit is iets waar veel bedrijven toch nog een beetje een probleem mee hebben. Geldt dat ook voor jou? Dan zal je er wellicht toch vooral voor willen kiezen om je administratie zelf te doen. Een goed softwarepakket zou daar in de praktijk zeker en vast bij kunnen helpen.
